Karriere-Datenschutzerklärung

1.1 Diese Erklärung wird von Rentokil Initial 1927 plc mit Firmensitz in Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9PY („wir“, „uns“ oder „unser“) abgegeben und richtet sich an Personen, die sich für eine Stelle bei uns bewerben („Sie“). Sie findet während des Beschäftigungsbewerbungsverfahrens und für den in der Erklärung spezifizierten Zeitraum nach dem Bewerbungsverfahren Anwendung.

1.2 Diese Erklärung bezieht sich auf personenbezogene Informationen über Sie, auf deren Basis Sie identifiziert werden können. In dieser Datenschutzerklärung bezeichnen wir diese Informationen als „personenbezogene Daten“. Es gibt auch „besondere Kategorien“ für sensiblere personenbezogene Daten, wie jene in Bezug auf die Gesundheit oder die ethnische Zugehörigkeit, welche einen höheren Schutzgrad bedürfen. Personenbezogene Daten umfassen keine Daten, bei denen die Identität entfernt wurde (anonyme Daten). Abschnitt 3 dieser Erklärung führt Beispiele Ihrer personenbezogenen Daten an, die wir verwenden.

1.3 Diese Erklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten. Sie umfasst auch gewisse gesetzlich vorgeschriebenen Informationen und listet Ihre Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten auf. Bitte lesen Sie diese Erklärung sorgfältig durch, um zu verstehen, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden.

1.4 Wir sind ein Verantwortlicher Ihrer personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass wir für die Entscheidung verantwortlich sind, wie wir personenbezogene Daten über Sie erheben und verwenden. Als Verantwortlicher verwenden (oder „verarbeiten“) wir die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, in Übereinstimmung mit dieser Erklärung.

1.5 Wir nehmen unsere Datenschutzverantwortung ernst und diese Erklärung spiegelt die in der Datenschutz-Grundverordnung (EU-Verordnung 2016/679) („DSGVO“) dargelegten Verpflichtungen und etwaige Gesetze Ihrer Region, die deren Bestimmungen Wirkung verleihen, wider.

1.6 Wenn Sie uns in Bezug auf unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren möchten, können Sie sich an unseren Data Protection Officer via E-Mail an [email protected] wenden oder postalisch an: Data Protection Officer, Rentokil Initial 1927 plc, Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9PY.

1.7 Ihre personenbezogenen Daten gehören Ihnen und es steht Ihnen frei, ob Sie uns Ihre personenbezogenen Daten übermitteln möchten. Wenn Sie jedoch die erforderlichen Informationen, die notwendig sind, damit Ihre Bewerbung in Betracht gezogen wird (wie Qualifikationsnachweis oder beruflicher Werdegang), nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung nicht erfolgreich verarbeiten. Wenn wir beispielsweise eine Kreditprüfung oder Referenzen für die Rolle, für die Sie sich bewerben, benötigen, und Sie uns die entsprechenden Informationen nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung nicht weiter berücksichtigen.

1.8 Wichtig ist, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben, richtig und aktuell sind. Geben Sie uns bitte bekannt, wenn sich Ihre personenbezogenen Daten ändern.

1.9 Diese Erklärung kann von Zeit zu Zeit geändert oder aktualisiert werden und wir empfehlen Ihnen, dass Sie sie regelmäßig zu Rate ziehen und sich mit ihrem Inhalt vertraut machen.

• Wir halten das Datenschutzgesetz und die -prinzipien ein. Das bedeutet, dass Ihre Daten:
  • Rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden;
  • Nur für gerechtfertigte Zwecke eingeholt werden, welche wir Ihnen klar dargelegt haben, und sie werden auf keine andere Weise verwendet, die mit diesen Zwecken nicht vereinbar sind;
  • Für die Zwecke, die wir Ihnen erklärt haben, relevant sind und sich ausschließlich auf diese Zwecke beschränken;
  • Richtig und aktuell sind;
  • Nur solange aufbewahrt werden, wie es für die Zwecke, die wir Ihnen erklärt haben, notwendig ist; und
  • Sicher aufbewahrt werden.

• In Verbindung mit Ihrer Bewerbung für eine Stelle bei uns holen wir die folgenden Kategorien von personenbezogenen Informationen über Sie ein, bewahren diese auf und verwenden diese:
  • Die Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf und dem Anschreiben zur Verfügung stellen;
  • Die Informationen, die Sie in unserem Bewerbungsformular anführen, einschließlich Name, Titel, Adresse, Telefonnummer, persönliche E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, beruflicher Werdegang, Qualifikationen und Ihre bevorzugte Sprache;
  • Alle Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die im Rahmen eines Gesprächs gesammelt werden;
  • Empfehlungen, die von anderen in Ihrem Namen bereitgestellt werden;
• Wenn gesetzlich erlaubt, können wir auch die folgenden „besonderen Kategorien“ der sensibleren personenbezogenen Daten erheben, aufbewahren und verwenden:
  • Informationen über Ihre Gesundheit, einschließlich jeder Erkrankung, Gesundheits- und Krankheitsdaten, wenn dies für Ihre Fähigkeit oder Verfügbarkeit für die Tätigkeit oder die Arbeitsplatzunterbringung erforderlich ist, vorbehaltlich rechtlicher Einschränkungen zum Zeitpunkt der Erhebung solcher Daten und anderer anwendbarer Einschränkungen;
  • Ggf. Informationen über Ihre Kredithistorie, strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

• Wir können Ihre personenbezogenen Daten von unterschiedlichen Quellen einholen, einschließlich:
  • Von Ihnen
  • Von anderen Einrichtungen in unserer Unternehmensgruppe;
  • Von Anbietern von Hintergrund- und anderen Kontroll- und Sicherheitsüberprüfungsdiensten, einschließlich Disclosure Scotland, dem Disclosure and Barring Service und Kreditreferenzagenturen;
  • Von gesetzlichen oder anderen offiziellen Organen, wie dem Home Office;
  • Von unseren Karriere Bewerbungsportalen und Websites;
  • Von Personalvermittlern, einschließlich Arbeitsagenturen;
  • Von entsprechenden Steuer- / und Regierungsbehörden;
  • Von Kreditreferenzagenturen;
  • Von ehemaligen Arbeitgebern;
  • Von Referenzen;
  • Von psychometrischen Testpartnern, derzeit ist das Cubiks;
  • Von öffentlichen Quellen, einschließlich sozialen Medien.

• Wir verwenden die personenbezogenen Informationen, die wir über Sie einholen, um
  • Ihre Fähigkeiten, Qualifikationen und Tauglichkeit für die Rolle zu beurteilen;
  • Ggf. Hintergrund- und Referenzkontrollen auszuführen;
  • Mit Ihnen über das Bewerbungsverfahren zu kommunizieren;
  • Aufzeichnungen in Bezug auf unsere Einstellungsverfahren zu speichern;
  • Den rechtlichen und behördlichen Anforderungen gerecht zu werden.
• Wenn Sie sich für eine Rolle bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten basierend auf unseren berechtigten Interessen zur Sicherstellung, dass wir die geeigneten Mitarbeiter für unser Geschäft einstellen, und zur Entscheidung, ob wir mit Ihnen einen Arbeitsvertrag abschließen möchten.
• Nach Erhalt Ihrer Bewerbung und ggf. Ihres Lebenslaufs verarbeiten wir diese Informationen, um zu entscheiden, ob Sie den grundlegenden Anforderungen entsprechen, damit Sie in die engere Auswahl gezogen werden. Wenn dies der Fall ist, entscheiden wir dann, ob wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch basierend auf den Inhalten in Ihrem Lebenslauf und den Fähigkeiten bzw. der Erfahrung, die für die Rolle erforderlich sind, einladen. Wenn wir uns entschließen, Sie für ein Vorstellungsgespräch zu kontaktieren, werden wir die Informationen, die Sie uns beim Gespräch zur Verfügung stellen, verwenden, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Rolle anbieten. Wenn wir Ihnen die Rolle anbieten möchten, werden wir Referenzen einholen und ggf. eine Strafregister- und / oder Kreditreferenzkontrolle vor Bestätigung Ihrer Anstellung durchführen.

• Wo wir besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich in Übereinstimmung mit dem Gesetz und auf folgende Weise:
  • Wir verwenden Informationen über Ihren Behindertenstatus, um festzustellen, ob entsprechende Anpassungen beim Einstellungsverfahren erforderlich sind, zum Beispiel, ob Anpassungen bei einem Test oder einem Gespräch notwendig sind;

• Wir sammeln und bewahren Informationen über strafrechtliche Verurteilungen nur dann auf, wenn dies angesichts der Rolle angemessen und rechtlich möglich ist.
• Wir verwenden Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen nur dann, wenn es rechtlich erlaubt ist - das ist gewöhnlich dann der Fall, wenn die Verarbeitung notwendig ist, damit wir unseren Verpflichtungen mit Ihrer Beschäftigung nachkommen können. Weniger häufig können wir Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen verwenden:
  • wenn dies in Bezug auf rechtliche Ansprüche erforderlich ist;
  • wenn Sie die Information bereits öffentlich gemacht haben; oder
  • um Ihre wesentlichen Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) zu schützen und Sie Ihre Zustimmung nicht geben können oder wir nicht logisch nachvollziehbar annehmen können, Ihre Zustimmung zu erhalten.

• Wir wählen unsere Dienstleister sorgfältig aus und verpflichten sie zur Ergreifung entsprechender Sicherheitsvorkehrungen, damit Ihre personenbezogenen Daten geschützt werden. Als Teil des Einstellungsverfahrens können wir Ihre personenbezogenen Daten mit den folgenden Empfängern teilen:
  • Cloud-basierte Dienstleister, derzeit sind das Workable, Jibe und OTYS;
  • Krankenversicherungsanbieter;
  • Cloud-basierter E-Mail-Partner, derzeit ist das Google;
  • Auf Anfrage Justiz- und Regulierungsbehörden oder für Meldezwecke eines tatsächlichen oder mutmaßlichen Gesetzes- oder Bestimmungsverstoßes;
  • Alle entsprechenden Parteien, Rechtsvollzugsbehörden, Gerichtshöfe oder Gerichte in dem zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlichen Ausmaß;
  • Alle entsprechenden Parteien zum Zweck der Verhinderung, Untersuchung, Feststellung oder Verfolgung von Straftaten oder der Vollstreckung von strafrechtlichen Sanktionen; und
  • Alle entsprechenden Drittkäufer, wenn wir das gesamte Geschäft oder Vermögen oder Teile davon verkaufen oder übertragen (einschließlich im Fall einer Umstrukturierung, Auflösung oder Liquidation).
• Ferner können wir die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, an unsere Konzern- und Tochtergesellschaften weitergeben, die Daten in unserem Namen verarbeiten, damit wir unsere Geschäftstätigkeiten ausführen oder verbessern können. Jede derartige Datenweitergabe erfolgt ausschließlich zur Verarbeitung der Daten gemäß dieser Erklärung.

• Wir können die personenbezogenen Informationen, die wir über Sie einholen, an andere Länder außerhalb der EU weitergeben. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Länder, die von der Europäischen Kommission bestätigt wurden und einen entsprechenden Schutzgrad für Ihre personenbezogenen Daten aufweisen.
• Sollte dies nicht der Fall sein, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Länder weiter, in denen die entsprechenden Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten auf eine Weise gehandhabt werden, die mit den EU- und UK-Datenschutzgesetzen im Einklang stehen und diese einhalten, wie die Verwendung von Standardvertragsklauseln, die bereits von der Europäischen Kommission genehmigt wurden, oder indem Ihre ausdrückliche Zustimmung eingeholt wird. Wenn Sie weitere Informationen wünschen, können Sie uns, wie unter Abschnitt 1.6 angeführt, kontaktieren.

• Wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich ist, bewahren wir Ihre Daten für 4 Wochen nach dem Ende des Bewerbungsverfahrens auf, es sei denn, Sie geben uns Ihre Zustimmung, Ihre Daten für einen längeren Zeitraum (bis zu 12 Monate) aufzubewahren, damit wir Sie über zukünftige Stellen informieren können.
• Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, werden die Informationen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eingeholt wurden, von uns als Teil Ihrer Mitarbeiterdatei für die Dauer Ihrer Beschäftigung aufbewahrt und danach bis zum Ablauf der entsprechenden Ausschlussfrist oder für den Zeitraum, der in dem Land, in dem Sie beschäftigt sind, gesetzlich vorgeschrieben ist.
• Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für die dargelegten Zeiträume auf, damit wir im Fall eines Rechtsanspruchs beweisen können, dass wir Bewerber nicht basierend auf unzulässigen Gründen diskriminiert haben und dass wir die Einstellung fair und transparent durchgeführt haben. Nach dieser Zeitdauer zerstören wir Ihre personenbezogenen Daten unwiederbringlich in Übereinstimmung mit unserer Datenaufbewahrungsrichtlinie.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die in dieser Erklärung dargelegten Zwecke nicht länger erforderlich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten von unseren Systemen löschen oder sie anonymisieren.

• Automatisierte Entscheidungsfindung findet statt, wenn ein elektronisches System personenbezogene Daten verwendet, um eine Entscheidung ohne menschliches Eingreifen herbeizuführen. Unter den folgenden Umständen dürfen wir auf die automatisierte Entscheidungsfindung zurückgreifen:
  • Wenn wir Sie über die Entscheidung informiert haben und Ihnen eine Frist von 21 Tagen eingeräumt haben, um sich um zu entscheiden;
  • Wenn ein Vertrag mit Ihnen abzuschließen ist und entsprechende Maßnahmen ergriffen wurden, um Ihre Rechte zu schützen;
  • Unter bestimmten Bedingungen mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung in schriftlicher Form und wenn entsprechende Maßnahmen ergriffen wurden, um Ihre Rechte zu schützen.
• Wenn wir eine automatisierte Entscheidung basierend auf höchst sensiblen personenbezogenen Daten ergreifen, müssen Sie dem entweder ausdrücklich und in schriftlicher Form zustimmen oder es muss im öffentlichen Interesse gerechtfertigt sein, und wir müssen auch entsprechende Maßnahmen ergreifen, um Ihre Rechte zu schützen.
• Sofern Sie nicht ausdrücklich darüber informiert werden, werden Sie keinen unter Verwendung von automatisierten Mitteln getroffenen Entscheidungen über Sie unterworfen.

• Unter bestimmten Bedingungen, die in der DSGVO und im lokalen Gesetz dargelegt werden, haben Sie zahlreiche Rechte in Verbindung mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, einschließlich dem Recht:
  • Auskunft über Ihren personenbezogenen Daten zu erlangen, welche wir von Ihnen verarbeiten. Damit erhalten Sie eine Kopie der personenbezogenen Daten, die wir über Sie aufbewahren, und Sie können überprüfen, ob wir sie rechtmäßig verarbeiten;
  • Die Korrektur der personenbezogenen Daten, die wir über Sie aufbewahren, zu verlangen. Damit können Sie unvollständige oder fehlerhafte Daten, die wir über Sie haben, korrigieren lassen;
  • Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu einzufordern. Damit können Sie uns ersuchen, personenbezogene Daten zu löschen oder zu entfernen, wenn für uns kein gerechtfertigter Grund besteht, diese weiterhin zu verarbeiten;
  • Uns aufzufordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beenden, wenn wir auf ein gerechtfertigtes Interesse angewiesen sind und wenn wir keinen zwingenden Grund haben, uns über Ihre Rechte hinwegzusetzen und es Ihre bestimmte Situation erfordert, dass Sie die Verarbeitung basierend auf diesem Grund ablehnen;
  • Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Damit können Sie uns auffordern, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten über Sie zu unterbrechen, zum Beispiel, wenn Sie möchten, dass wir ihre Richtigkeit oder den Verarbeitungsgrund bestimmen;
  • Uns aufzufordern, personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, an eine andere Partei zu übertragen;
  • Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten beim Information Commissioner‘s Office einzureichen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter https://ico.org.uk/concerns/.