Rentokil technician holding paper for woman to sign

privacyverklaring loopbaan

1.1 Dit is de verklaring van Rentokil Initial B.V (gevestigd te Den Haag aan de Oude Middenweg 75, 2491 AC, Kamer van Koophandelnummer 30128427) en Ambius B.V. (gevestigd te Duiven aan Impact 6, 6921 RZ, Kamer van Koophandelnummer 9038983) en Medentex B.V. (gevestigd te Amsterdam aan de Scharenburg 6, 1046 BB, Kamer van koophandelnummer 68763158) en Rentokil Initial International B.V. (gevestigd te Den Haag aan de Oude Middenweg 75, 2491 AC, Kamer van koophandelnummer 27272014) (“wij” of “ons””) en is gericht aan personen die solliciteren naar een functie bij ons (“u”). Het is van toepassing tijdens de sollicitatieprocedure en voor de periode die in de aankondiging na het einde van de sollicitatieprocedure wordt vermeld.

1.2 Deze verklaring heeft betrekking op uw gegevens, waarmee u kunt worden geïdentificeerd. Wij verwijzen in deze verklaring naar deze gegevens als “persoonsgegevens”. Er zijn ook "bijzondere categorieën" van gevoeligere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld persoonsgegevens met betrekking tot gezondheid die een hoger beschermingsniveau vereisen. De term persoonsgegevens heeft geen betrekking op gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). In paragraaf 3 van deze verklaring vindt u voorbeelden van uw persoonsgegevens die wij gebruiken.

1.3 Deze verklaring zet uiteen hoe wij uw persoonsgegevens zullen verzamelen en gebruiken. De verklaring biedt ook bepaalde informatie die wettelijk verplicht is en vermeldt onze rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Lees deze verklaring aandachtig door, om te begrijpen hoe en waarom wij uw persoonsgegevens kunnen gebruiken.

1.4 Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor de manier waarop wij persoonsgegevens over u bewaren en gebruiken (“verwerken”). Als verantwoordelijke verwerken wij de persoonsgegevens die wij over u bewaren in overeenstemming met deze verklaring en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) ("AVG").

1.5 Wij nemen onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming serieus en deze verklaring weerspiegelt de verplichtingen die zijn uiteengezet in de AVG en alle wetten in uw regio die uitvoering geven aan de bepalingen ervan.

1.6 Als u contact met ons wilt opnemen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u dat doen door een e-mail naar de Local Privacy Officer van onze bedrijven in Nederland te sturen via lpo.nederland@rentokil-initial.com

1.7 Uw persoonsgegevens zijn van u en het is uw keuze of u deze aan ons wilt verstrekken of niet. Als u de door ons opgevraagde informatie die we nodig hebben voor de beoordeling van uw sollicitatie (zoals bewijs van uw kwalificaties of arbeidsverleden) niet aan ons verstrekt, kunnen wij uw sollicitatie helaas niet verwerken en/of in behandeling nemen. Als wij bijvoorbeeld een kredietbeoordeling of referenties nodig hebben voor de functie waarvoor u solliciteert en u ons geen relevante gegevens verstrekt, kunnen wij niet verder gaan met uw sollicitatie.

1.8 Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren juist en actueel zijn. Houd ons op de hoogte als uw persoonsgegevens wijzigen.

1.9 Deze verklaring kan gewijzigd of bijgewerkt worden en wij raden u aan deze regelmatig te controleren zodat u bekend bent met de inhoud.

2.1 Wij zullen ons houden aan de wet en beginselen inzake gegevensbescherming, wat betekent dat uw gegevens:

2.1.1 Rechtmatig, eerlijk en op een transparante manier worden gebruikt;

2.1.2 Alleen verzameld worden voor geldige doeleinden die wij u duidelijk hebben uitgelegd en niet gebruiken op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden;

2.1.3 Relevant zijn voor de doelen waar wij u van op de hoogte hebben gesteld en die alleen tot die doeleinden zijn beperkt;

2.1.4 Nauwkeurig zijn en worden bijgehouden;

2.1.5 Zo lang als nodig is bewaard worden voor de doeleinden waarover wij u hebben verteld; en

2.1.6 Op een veilige manier worden bewaard.

3.1 In verband met uw sollicitatie voor een functie bij ons, zullen wij de volgende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken:

3.1.1 De informatie die u ons hebt verstrekt in uw curriculum vitae en begeleidend schrijven;

3.1.2 De informatie die u op ons sollicitatieformulier hebt verstrekt, waaronder naam, titel, adres, telefoonnummer, persoonlijk e-mailadres, geboortedatum, geslacht, arbeidsverleden, kwalificaties en uw voorkeurstaal;

3.1.3 Alle informatie die u ons hebt verstrekt of die door ons zijn verkregen tijdens een interview of gesprek;

3.1.4 Aanbevelingen die over u door anderen worden verstrekt.

3.2 Waar toegestaan door de wet kunnen wij ook de volgende "bijzondere categorieën" van meer gevoelige persoonsgegevens verwerken:

3.2.1 Informatie over uw gezondheid, met inbegrip van medische aandoeningen, gezondheids- en ziektegegevens die relevant zijn voor uw bekwaamheid of beschikbaarheid inzake uw werk of de inrichting van uw werkplek, met inachtneming van wettelijke limieten over de timing van het verzamelen van dergelijke gegevens en andere toepasselijke beperkingen. De informatie kan gebruikt worden voor het bepalen van doelgroepen via de UWV of in het kader van Social Return;

3.2.3 Indien van toepassing: informatie over uw kredietgeschiedenis, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

4.1 Wij kunnen uw persoonsgegevens verkrijgen uit verschillende bronnen, waaronder de volgende:

4.1.1 Uzelf;

4.1.2 Overige entiteiten binnen ons concern;

4.1.3 Verstrekkers van achtergrondinformatie en andere controle- en doorlichtingsdiensten, waaronder het Ministerie van Justitie;

4.1.4 Wettelijke of andere officiële instanties zoals de rijksoverheid;

4.1.5 Ons carrièreportal en onze websites;

4.1.6 Recruiters inclusief uitzendbureaus;

4.1.7 Relevante belasting- /overheidsinstanties;

4.1.8 Kredietreferentiebureaus;

4.1.9 Voormalige werkgevers;

4.1.10 Referenten;

4.1.11 Psychometrische testpartners (momenteel: Cubiks);

4.1.12 Openbare bronnen, waaronder sociale media.

5.1 Wij gebruiken de persoonsgegevens die wij over u verzamelen om:

5.1.1 Uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie te beoordelen;

5.1.2 Achtergrond- en referentiecontroles uit te voeren, indien van toepassing;

5.1.3 Met u te communiceren over het wervingsproces;

5.1.4 Gegevens bij te houden met betrekking tot onze wervingsprocessen;

5.1.5 Te voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten.

5.2 Wanneer u naar een functie solliciteert, verwerken wij uw gegevens op basis van onze legitieme belangen om ervoor te zorgen dat wij geschikte werknemers voor onze onderneming werven en om te beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met u willen aangaan.

5.3 Na ontvangst van uw sollicitatie en indien van toepassing uw CV, zullen wij die informatie vervolgens verwerken om te beslissen of u voldoet aan de basisvereisten om op de shortlist te worden geplaatst voor de functie. Als dat zo is, dan beslissen wij of wij u uitnodigen voor een gesprek op basis van de inhoud van uw CV en de vaardigheden en ervaring die nodig zijn voor de functie. Als wij besluiten om u te bellen voor een gesprek, zullen wij de door u tijdens het gesprek aan ons verstrekte informatie gebruiken om te beslissen of wij u de functie aanbieden. Als wij beslissen om u de functie aan te bieden, zullen wij referenties opnemen en waar nodig zullen wij een strafbladonderzoek en/of kredietreferentiecontrole uitvoeren alvorens uw benoeming te bevestigen.

6.1 Wanneer wij bijzondere gegevenscategorieën verwerken, zullen wij dit alleen doen in overeenstemming met de wet en op de volgende manieren:

6.1.1 Wij zullen informatie over uw gezondheid gebruiken om na te gaan of wij tijdens het wervingsproces passende aanpassingen moeten aanbrengen, bijvoorbeeld of er aanpassingen moeten worden gedaan tijdens een test of interview. Tevens gebruiken wij deze gegevens voor het bepalen van doelgroepen via de UWV en Social Return;

7.1 Wij verzamelen en bewaren alleen informatie over strafrechtelijke veroordelingen als dit gezien de aard van de functie gepast is en waar wij wettelijk in staat zijn om dit te doen.

7.2 Wij zullen alleen gegevens gebruiken met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen waar de wet ons dit toestaat - meestal in gevallen waar verwerking nodig is om aan onze verplichtingen in verband met uw dienstbetrekking te kunnen voldoen. We verwerken ook gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen, maar minder vaak:

7.2.1 waar dit noodzakelijk is met betrekking tot juridische claims;

7.2.2 wanneer u de informatie reeds openbaar hebt gemaakt, of

7.2.3 om uw vitale belangen (of de belangen van iemand anders) te beschermen en u niet in staat bent om uw toestemming te geven of wanneer wij redelijkerwijs niet verwachten dat wij uw toestemming daarvoor zullen verkrijgen.

8.1 We choose our service providers carefully and require them to take appropriate security measures to protect your personal data. As part of the recruitment process we may share your personal data with the following recipients:

8.1.1 Cloud based service providers currently Workable, Jibe and OTYS;

8.1.2 Medical insurance provider;

8.1.3 Cloud based email partner currently Google;

8.1.4 Legal and regulatory authorities, on request, or for the purposes of reporting any actual or suspected breach of law or regulation;

8.1.5 Any relevant party, law enforcement agency, tribunal or court, to the extent necessary for the establishment, exercise or defence of legal rights;

8.1.6 Any relevant party for the purposes of prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties; and

8.1.7 Any relevant third party acquirer(s), in the event that we sell or transfer all or any portion of our business or assets (including in the event of a reorganisation, dissolution or liquidation).

8.2 In addition, we may disclose the personal data you provide to us to our group companies and affiliates or third party data processors who may process data on our behalf to enable us to carry out our usual business practices. Any such disclosure will only be so that we can process your personal data for the purposes set out in this notice.

9.1 Wij kunnen de persoonsgegevens die wij over u verzamelen overdragen aan andere landen buiten de EU. In de meeste gevallen zullen deze landen van de Europese Commissie de bevestiging hebben gekregen dat zij een passend beschermingsniveau bieden voor uw persoonsgegevens of, in het geval van de Verenigde Staten, dat zij onderworpen zijn aan het "Privacy Shield Framework".

9.2 Waar dit niet het geval is, zullen wij uw persoonsgegevens alleen naar landen sturen waar andere passende maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden behandeld op een manier die in overeenstemming is met de EU wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals het gebruik van standaardcontractbepalingen die al zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, of door uw uitdrukkelijke toestemming hiervoor te vragen. Neem contact met ons op via de contactgegevens in sectie 1.6 indien u meer informatie wenst.

10.1 Als uw sollicitatie niet succesvol is, bewaren wij uw gegevens gedurende 4 weken na het einde van het sollicitatieproces, tenzij u ons toestemming geeft om uw gegevens langer te bewaren (tot 12 maanden), zodat wij u op de hoogte kunnen houden van toekomstige banen.

10.2 Als uw sollicitatie succesvol is, zal de informatie die tijdens het sollicitatieproces wordt verzameld door ons worden bewaard als onderdeel van uw personeelsdossier voor de duur van uw dienstverband en vervolgens voor de duur van de relevante verjaringstermijn of zoals vereist door de wet in het land waar u werkt.

10.3 Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van de aangegeven termijnen, zodat wij in het geval van een juridische claim kunnen aantonen dat wij kandidaten niet hebben gediscrimineerd op verboden gronden en dat wij de wervingsprocedure op een eerlijke en transparante manier hebben uitgevoerd. Na deze periode zullen wij uw persoonsgegevens op een veilige manier vernietigen in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens.

10.4 Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer voor de doeleinden zoals genoemd in deze verklaring hoeven te verwerken, zullen wij uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen of deze anoniem maken.

11.1 Geautomatiseerde besluitvorming vindt plaats wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om een beslissing te nemen zonder menselijke tussenkomst. Het is ons toegestaan geautomatiseerde besluitvorming te gebruiken in de volgende omstandigheden:

11.1.1 Wanneer wij u op de hoogte hebben gebracht van de beslissing en u 21 dagen de tijd hebben gegeven om een heroverweging aan te vragen;

11.1.2 Wanneer het noodzakelijk is om een contract met u te sluiten en er passende maatregelen zijn getroffen om uw rechten te beschermen;

11.1.3 In beperkte omstandigheden, met uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming en indien nodig zijn er maatregelen getroffen om uw rechten te beschermen.

11.2 Als wij een geautomatiseerde beslissing nemen op basis van bijzonder gevoelige persoonsgegevens, moeten wij daarvoor uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming hebben of moet dit gerechtvaardigd worden op basis van een rechtmatig openbaar belang. Ook moeten wij passende maatregelen treffen om uw rechten te beschermen.

11.3 U bent niet onderworpen aan beslissingen over u met behulp van geautomatiseerde middelen, tenzij wij u expliciet anders vertellen.

12.1 U heeft een aantal rechten in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, onder bepaalde voorwaarden zoals vastgelegd in de AVG en in de lokale wetgeving, waaronder het recht op:

12.1.1 Het verzoek om inzage tot uw persoonsgegevens (algemeen bekend als een "inzageverzoek van een betrokkene"). Dit stelt u in staat te controleren of wij deze rechtmatig verwerken;

12.1.2 Het verzoek om rectificatie van de persoonsgegevens die wij over u bewaren. Hierdoor kunt u onvolledige of onnauwkeurige gegevens die wij over u bewaren, laten corrigeren;

12.1.3 Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen. Dit stelt u in staat ons te vragen om persoonsgegevens te verwijderen of te vernietigen indien er geen verdere legitieme reden is om de verwerking ervan voort te zetten;

12.1.4 Ons te vragen om de verwerking van persoonsgegevens te staken wanneer wij ons op een legitiem belang beroepen, wanneer wij geen dwingende redenen hebben om uw rechten terzijde te schuiven en wanneer er iets aan uw specifieke situatie is op grond waarvan u bezwaar wilt maken tegen de verwerking op deze grond;

12.1.5 Vragen om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Hierdoor kunt u ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid daarvan of de reden van verwerking vaststellen;

12.1.6 Verzoeken om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens aan een ander door te geven;

12.1.7 Een klacht in te dienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevensbij de Autoriteit Persoonsgegevens. Lees meer op https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ over hoe u dat kunt doen.