Integritetspolicy

• Detta meddelande tillhandahålls av Rentokil Initial 1927 plc vars säte är Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9PY ("vi", "oss" eller "vår") och riktar sig till personer som söker jobb hos oss ("du"). Det gäller under ansökningsprocessen och under den period som anges i meddelandet efter att ansökningsprocessen avslutats.
• Detta meddelande avser personlig information om dig genom vilken du kan identifieras. Vi hänvisar till denna information genomgående i detta meddelande som "personuppgifter". Det finns också "särskilda kategorier" av mer känsliga personuppgifter, till exempel rörande hälsa eller etniskt ursprung, som kräver en högre skyddsnivå. Personuppgifter omfattar inte uppgifter där identiteten har tagits bort (anonyma uppgifter). Avsnitt 3 i detta meddelande anger exempel på dina personuppgifter som vi använder.
• Detta meddelande redogör för hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Det tillhandahåller också viss information som krävs enligt lag och listar dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter. Vänligen läs detta meddelande noggrant så att du är medveten om hur och varför vi använder dina personuppgifter.
• Vi är personuppgiftsansvariga för dina personuppgifter och tar vårt ansvar för dataskydd på allvar. Detta innebär att vi ansvarar för att besluta om hur vi lagrar och använder personuppgifter om dig. Som personuppgiftsansvarig använder (eller "behandlar") vi de personuppgifter vi har om dig i enlighet med detta meddelande.
• Om du vill kontakta oss i samband med vår behandling av dina personuppgifter kan du göra det genom att kontakta vårt dataskyddsombud via e-post på [email protected] eller per post till: Data Protection Officer, Rentokil Initial 1927 plc, Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9HY.
• Dina personuppgifter tillhör dig och det är ditt val om du vill förse oss med dina personuppgifter. Om du däremot underlåter att tillhandahålla information när det begärs, vilket är nödvändigt för att vi ska kunna överväga din ansökan, kommer vi inte att kunna behandla din ansökan framgångsrikt. Om vi till exempel kräver en kreditupplysning eller bevis på kvalifikationer, såsom arbetshistorik, och du underlåter att förse oss med relevanta uppgifter, kommer vi inte att kunna ta din ansökan vidare.
• Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Vänligen håll oss informerade om dina personuppgifter ändras.
• Detta meddelande kan ändras eller uppdateras från tid till annan och vi rekommenderar att du regelbundet kontrollerar det för att granska och påminna dig själv om dess innehåll.

• Vi kommer att följa dataskyddslagar och principer, vilket innebär att dina uppgifter kommer att:
  1. Användas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt;
  2. Endast samlas in för giltiga ändamål som vi tydligt har förklarat för dig och inte användas på något sätt som är oförenligt med dessa ändamål;
  3. Vara adekvata, relevanta och begränsade till vad som är nödvändigt i förhållande till de ändamål för vilka de behandlas;
  4. Vara korrekta och uppdaterade;
  5. Inte sparas längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas eller vad som annars krävs enligt tillämpliga lagar;
  6. Behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna;
  7. Möjliggöra för de registrerade att utöva sina rättigheter enligt tillämplig integritets- och dataskyddslagstiftning

• I samband med din ansökan om arbete hos oss kommer vi att samla in, lagra och använda personuppgifter, inklusive men inte begränsat till följande:
  • Personuppgifter: namn, födelsedatum, ålder, nationalitet, unika identifierare såsom passnummer, nationellt försäkringsnummer/personnummer och körkortsnummer; adresser, telefonnummer, e-postadresser och, där så är lämpligt, uppgifter om sociala medieprofiler.
  • Anställningshistorik: bakgrundskontroller och drogtester, referenser, CV, kvalifikationer, utbildningsinformation, professionella medlemskap, prestationsinformation, korrigerande åtgärder, hälsofrågeformulär, särskilda anpassningar, läkarintyg, immigrationsstatus, val av förmåner, nödkontakter, lönehistorik,
  • Information om brottmålsdomar om det är lämpligt med tanke på rollens karaktär och där vi lagligen har möjlighet att göra det.
  • Internet- eller annan elektronisk nätverksaktivitetsinformation, såsom när du loggar in på vår karriärwebbplats.
  • Inspelningar av dig när du går in i våra byggnader.
  • All information du lämnar till oss under intervjun.
• Där det är tillåtet enligt lag kan vi också samla in, lagra och använda följande "särskilda kategorier" av mer känslig personlig information:
  • Information om din ras eller etnicitet, religiösa övertygelse, sexuella läggning och politiska åsikter i syfte att rapportera till myndigheter där så krävs, samt för att förstå mångfaldsegenskaperna hos Rentokil Initials arbetsstyrka;
  • Psykometriska tester och bedömningar;
  • Information om din hälsa, inklusive eventuella medicinska tillstånd, hälso- och sjukfrånvaroregister där det är relevant för din förmåga eller tillgänglighet för arbete eller för en anpassning på arbetsplatsen, med förbehåll för lagliga begränsningar av tidpunkten för insamling av sådana uppgifter och andra tillämpliga begränsningar;
  • I förekommande fall, information om din kredithistorik, brottmålsdomar och förseelser.

           
• Du;
           
• Andra enheter inom vår företagskoncern;
           
• Leverantörer av bakgrundskontroller och andra gransknings- och kontrolltjänster, inklusive men inte begränsat till kreditupplysningsföretag;
           
• Lagstadgade eller andra officiella organ;
           
• Vår karriärportal och webbplatser;
           
• Rekryterare inklusive bemanningsföretag och tredjepartskällor för platsannonser;
           
• Relevanta skatte-/myndigheter;
           
• Kreditupplysningsföretag;
           
• Tidigare arbetsgivare;
           
• Referenser;
           
• Partners för psykometriska tester;
           
• Offentliga källor
       

           
• Vi kommer att använda den personliga information vi samlar in om dig för att:                
                     
  • Bedöma dina färdigheter, kvalifikationer och lämplighet för rollen;
                     
  • Genomföra bakgrunds- och referenskontroller, där så är tillämpligt;
                     
  • Kommunicera med dig om rekryteringsprocessen;
                     
  • Föra register relaterade till våra anställningsprocesser;
                     
  • Efterleva lagar eller myndighetskrav.
                     
  • Administrera våra system och webbplatser relaterade till ansökningsprocessen
                     
  • För statistik- och analysändamål
                 
             
           
• När du ansöker om en roll behandlar vi dina uppgifter på grundval av våra berättigade intressen för att säkerställa att vi rekryterar lämpliga medarbetare till vår verksamhet och för att besluta om vi ska ingå ett anställningsavtal med dig.
           
• Vi kommer endast att använda uppgifter om brottmålsdomar där lagen tillåter oss att göra det - detta kommer vanligtvis att vara där behandling är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter i samband med din anställning. Mer sällan kan vi använda uppgifter om brottmålsdomar:                
                     
  • där det är nödvändigt i förhållande till rättsliga anspråk;
                     
  • där du redan har offentliggjort informationen; eller
                     
  • för att skydda dina vitala intressen (eller någon annans intressen) och du inte är kapabel att ge ditt samtycke eller vi inte rimligen kan förväntas inhämta ditt samtycke.
                 
             
           
• Efter att ha mottagit din ansökan och, i förekommande fall, ditt CV, kommer vi att behandla den informationen för att besluta om du uppfyller de grundläggande kraven för att gå vidare i urvalet för rollen. Om du gör det kommer vi sedan att besluta om vi ska bjuda in dig till en intervju baserat på innehållet i ditt CV och de färdigheter och erfarenheter som krävs för rollen. Om vi beslutar att kalla dig till en intervju kommer vi att använda den information du ger oss vid intervjun för att besluta om vi ska erbjuda dig rollen. Om vi beslutar att erbjuda dig rollen kommer vi sedan att ta in referenser och där så krävs genomföra en kontroll av brottsregister och/eller kreditupplysning samt andra nödvändiga anställningskontroller som krävs enligt lag i den jurisdiktion där rollen finns innan vi bekräftar din anställning.
       

• Där vi behandlar särskilda kategorier av uppgifter ska vi endast göra det i enlighet med lagen och på följande sätt:
  • Begäran om skäliga anpassningar ska lämnas in skriftligen. Vi kan använda information om din funktionshinderstatus för att överväga om vi behöver tillhandahålla lämpliga anpassningar under rekryteringsprocessen, till exempel om anpassningar behöver göras under ett test eller en intervju;
  • Vi kommer att använda information om din ras eller nationella eller etniska ursprung, religiösa, filosofiska eller moraliska övertygelser, eller ditt sexuella liv eller sexuella läggning, för att säkerställa meningsfull uppföljning och rapportering av jämlikhet och lika möjligheter.

           
• Vi väljer våra tjänsteleverantörer noggrant och kräver att de vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Som en del av rekryteringsprocessen kan vi lämna ut dina personuppgifter till följande mottagare:                
                     
  • Intern personal för granskningsändamål, inklusive men inte begränsat till HR-chefer;
                     
  • Molnbaserade tjänsteleverantörer såsom Workable, Workday, CleverConnect och SmartRecruiters;
                     
  • Sjukförsäkringsleverantörer;
                     
  • Molnbaserad e-postpartner, för närvarande Google;
                     
  • Lagliga och reglerande myndigheter, på begäran, eller i syfte att rapportera faktiska eller misstänkta brott mot lag eller förordning;
                     
  • Varje relevant part, brottsbekämpande myndighet, domstol eller tribunal, i den utsträckning det är nödvändigt för fastställande, utövande eller försvar av juridiska rättigheter;
                     
  • Varje relevant part i syfte att förhindra, utreda, upptäcka eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder; och
                     
  • Varje relevant tredje part/förvärvare, i händelse av att vi säljer eller överför hela eller någon del av vår verksamhet eller tillgångar (inklusive i händelse av omorganisation, upplösning eller likvidation).
                     
  • Andra tredjepartsdatabehandlare som kan behandla uppgifter för vår räkning för att göra det möjligt för oss att utföra våra vanliga affärsrutiner. Varje sådant utlämnande kommer endast att ske för att vi ska kunna behandla dina personuppgifter för de ändamål som anges i detta meddelande.
    • Vi kommer endast att samla in och behålla information om brottmålsdomar om det är lämpligt med tanke på rollens karaktär och där vi lagligen har möjlighet att göra det.
    • Vi kommer endast att använda uppgifter om brottmålsdomar där lagen tillåter oss att göra det - detta kommer vanligtvis att vara där behandling är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter i samband med din anställning. Mer sällan kan vi använda uppgifter om brottmålsdomar:
    • Där det är nödvändigt i förhållande till rättsliga anspråk;
    • Där du redan har offentliggjort informationen; eller
    • För att skydda dina vitala intressen (eller någon annans intressen) och du inte är kapabel att ge ditt samtycke eller vi inte rimligen kan förväntas inhämta ditt samtycke.
                                      
                              
• Dessutom kan vi lämna ut de personuppgifter du tillhandahåller oss till våra koncernbolag och dotterbolag.
       

           
• Vi kan komma att överföra de personuppgifter vi samlar in om dig till andra länder. I de flesta fall kommer dessa länder att ha bekräftats av Europeiska kommissionen att de tillhandahåller en adekvat skyddsnivå för dina personuppgifter.
           
• Om så inte är fallet kommer vi endast att skicka dina personuppgifter till länder där andra lämpliga åtgärder har vidtagits för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som är förenligt med och respekterar ditt lands lagar om dataskydd, såsom genom att använda standardavtalsklausuler eller genom att begära ditt uttryckliga samtycke. Där dataskyddslagar kan kräva en högre skyddsstandard för personuppgifter än vad som presenteras i detta meddelande, ska kraven i tillämplig lag om skydd av personuppgifter ha företräde.                

  Du kan begära ytterligare information genom att kontakta oss enligt vad som anges i avsnitt 1.6.

             
       

           
• Vi kommer att behålla din personliga information:                
                     
  • I syfte att bevisa att vi inte har diskriminerat dig på förbjudna grunder och att vi har genomfört rekryteringsövningen på ett rättvist och öppet sätt, under en period som beror på din plats.
                     
  • Så att vi kan meddela dig om framtida jobb, under en period som beror på din plats efter att ansökningsprocessen avslutats, såvida du inte begär något annat, i vilket fall vi endast ska behålla dina uppgifter i enlighet med avsnitt 10.1(a) i detta meddelande.
                     
  • Under längre perioder, i händelse av att du begär att vi sparar dina uppgifter för talangbanksändamål. Vi kommer då att behålla dem så länge det är nödvändigt, trots att dina uppgifter alltid kan tas bort på begäran.
                 
             
           
• Om din ansökan är framgångsrik kommer informationen som samlas in under ansökningsprocessen att behållas av oss som en del av din personalakt under hela din anställning och därefter så länge som den relevanta preskriptionstiden gäller eller vad som krävs enligt lagen i det land du är anställd.
           
• När vi inte längre behöver behandla dina personuppgifter för de ändamål som anges i detta meddelande kommer vi att radera dina personuppgifter från våra system eller anonymisera dem.
       

           
• Automatiserat beslutsfattande äger rum när ett elektroniskt system använder personuppgifter för att fatta ett beslut utan mänsklig inblandning. Vi genomför konsekvensbedömningar avseende dataskydd närhelst vi använder någon form av automatisering eller profileringsverktyg, för att säkerställa att det finns åtgärder för att förhindra fel, partiskhet och diskriminering.
           
• Du kan bestrida alla automatiserade beslut och begära mänsklig inblandning för att få en förklaring till beslutet.
           
• Vi kan använda automatisering och profileringsverktyg såsom system för sökandehantering (ATS), eller där det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig och lämpliga åtgärder finns på plats för att skydda dina rättigheter.
           
• Där det krävs enligt lag eller om vi behandlar särskilt känsliga personuppgifter, kommer vi att inhämta ditt uttryckliga skriftliga samtycke och säkerställa att lämpliga åtgärder finns på plats för att skydda dina rättigheter innan vi använder automatisering och profileringsverktyg.
           
• Ibland kommer behandling av dina personuppgifter med hjälp av automatisering eller profileringsverktyg att vara motiverad av allmänintresset, och under dessa omständigheter måste vi också införa lämpliga åtgärder för att skydda dina rättigheter.
           
• Du kommer inte att bli föremål för några beslut om dig som använder automatiserade medel såvida vi inte uttryckligen meddelar dig något annat.
       

Du kan ha rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter. Kontakta dataskyddskontoret (Data Protection Office) om de rättigheter som är specifika för dig.

Du kan ha rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter. Detta gör att du kan få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vi behandlar dem lagligt;
• Begära rättelse av de personuppgifter som vi har om dig. Detta gör att du kan få ofullständiga eller felaktiga uppgifter som vi har om dig korrigerade;
• Begära radering av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att radera eller ta bort personuppgifter där det inte finns någon ytterligare legitim anledning för oss att fortsätta behandla dem;
• Be oss att sluta behandla personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse, där vi inte har tvingande skäl att åsidosätta dina rättigheter, och det finns något i din speciella situation som gör att du vill invända mot behandling på denna grund;
• Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att avbryta behandlingen av personuppgifter om dig, till exempel om du vill att vi ska fastställa dess riktighet eller anledningen till behandlingen;
• Begära överföring av personuppgifter som du har lämnat till oss till en annan part;
• Om du inte är nöjd med att lämpliga åtgärder har vidtagits av oss kan du lämna in ett klagomål angående behandlingen av dina uppgifter till din lokala dataskyddsmyndighet. Hänvisa eventuella klagomål till koncernens dataskyddsombud för utredning och åtgärd via [email protected].