Privacybeleid

• Deze kennisgeving wordt verstrekt door Rentokil Initial 1927 plc, gevestigd te Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9PY ("wij", "ons" of "onze") en is gericht aan personen die bij ons solliciteren naar een baan ("u"). Deze is van toepassing tijdens het sollicitatieproces en voor de periode die in de kennisgeving wordt gespecificeerd na afloop van het sollicitatieproces.
• Deze kennisgeving heeft betrekking op persoonlijke informatie over u aan de hand waarvan u geïdentificeerd kunt worden. Wij noemen deze informatie in deze kennisgeving "persoonsgegevens". Er zijn ook "bijzondere categorieën" van gevoeligere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of etnische afkomst, die een hoger beschermingsniveau vereisen. Persoonsgegevens omvatten geen gegevens waarbij de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens). Sectie 3 van deze kennisgeving bevat voorbeelden van de persoonsgegevens die wij gebruiken.
• In deze kennisgeving wordt uiteengezet hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken. Ook bevat het bepaalde informatie die wettelijk verplicht is en worden uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens vermeld. Lees deze kennisgeving zorgvuldig door, zodat u weet hoe en waarom wij uw persoonsgegevens gebruiken.
• Wij zijn een verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens en nemen onze verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming serieus. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor het beslissen hoe wij persoonsgegevens over u bewaren en gebruiken. Als verwerkingsverantwoordelijke gebruiken (of "verwerken") wij de persoonsgegevens die wij over u hebben in overeenstemming met deze kennisgeving.
• Om contact met ons op te nemen in verband met onze verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via e-mail op [email protected] of per post naar: Data Protection Officer, Rentokil Initial 1927 plc, Compass House, Manor Royal, Crawley, West Sussex, RH10 9HY.
• Uw persoonsgegevens behoren u toe en het is uw keuze of u ons uw persoonsgegevens verstrekt. Als u echter nalaat informatie te verstrekken wanneer daarom wordt gevraagd, die voor ons noodzakelijk is om uw sollicitatie in overweging te nemen, zullen wij uw sollicitatie niet succesvol kunnen verwerken. Als wij bijvoorbeeld een kredietcontrole of bewijs van kwalificaties, zoals werkervaring, vereisen en u verzuimt ons de relevante details te verstrekken, zullen wij uw sollicitatie niet verder in behandeling kunnen nemen.
• Het is belangrijk dat de persoonsgegevens die wij over u bewaren juist en actueel zijn. Houd ons op de hoogte als uw persoonsgegevens wijzigen.
• Deze kennisgeving kan van tijd tot tijd worden gewijzigd of bijgewerkt en wij raden u aan deze regelmatig te raadplegen om de inhoud ervan te bekijken en uzelf eraan te herinneren.

• Wij zullen de wetgeving en beginselen inzake gegevensbescherming naleven, wat betekent dat uw gegevens: 
  1. Rechtmatig, behoorlijk en op een transparante manier worden gebruikt; 
  2. Alleen worden verzameld voor geldige doeleinden die wij u duidelijk hebben uitgelegd en niet worden gebruikt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden;
  3. Toereikend, relevant en beperkt tot wat noodzakelijk is in relatie tot de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
  4. Juist en actueel worden gehouden;
  5. Niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt of zoals anderszins vereist door de toepasselijke wetgeving;
  6. Worden verwerkt op een manier die een passende beveiliging van de persoonsgegevens waarborgt;
  7. Betrokkenen in staat stellen hun rechten uit te oefenen zoals uiteengezet in de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving.

• In verband met uw sollicitatie bij ons zullen wij persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, waaronder maar niet beperkt tot het volgende:
  • Persoonlijke gegevens: namen, geboortedatum, leeftijd, nationaliteit, unieke identificatiemiddelen zoals paspoortnummer, nationaal verzekeringsnummer, burgerservicenummer en rijbewijsnummer; adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en, waar passend, profielgegevens van sociale media.
  • Arbeidsverleden: antecedentenonderzoek en drugstests, referenties, CV's, kwalificaties, informatie over opleidingen, professionele lidmaatschappen, prestatie-informatie, corrigerende maatregelen, gezondheidsvragenlijsten, speciale voorzieningen, rapporten van medisch onderzoek, immigratiestatus, keuzes voor secundaire arbeidsvoorwaarden, contactpersonen voor noodgevallen, beloningsgeschiedenis.
  • Informatie over strafrechtelijke veroordelingen als dit passend is gezien de aard van de functie en waar wij dit wettelijk mogen doen.
  • Informatie over internet- of andere elektronische netwerkactiviteiten, zoals wanneer u inlogt op onze website voor vacatures.
  • Opnames van u wanneer u onze gebouwen betreedt.
  • Alle informatie die u ons verstrekt tijdens het sollicitatiegesprek.
• Waar de wet dit toestaat, kunnen wij ook de volgende "bijzondere categorieën" van gevoeligere persoonlijke informatie verzamelen, opslaan en gebruiken:
  • Informatie over uw ras of etniciteit, religieuze overtuiging, seksuele geaardheid en politieke opvattingen voor doeleinden van overheidsrapportage waar vereist, evenals om inzicht te krijgen in de diversiteitskenmerken van het personeelsbestand van Rentokil Initial;
  • Psychometrische tests en beoordelingen;
  • Informatie over uw gezondheid, inclusief eventuele medische aandoeningen, gezondheids- en ziektegegevens waar dit relevant is voor uw vermogen of beschikbaarheid om te werken of voor een aanpassing op de werkplek, onderhevig aan wettelijke beperkingen op het tijdstip van verzameling van dergelijke gegevens en andere toepasselijke beperkingen;
  • Indien van toepassing, informatie over uw kredietgeschiedenis, strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

           
• Uzelf;
           
• Andere entiteiten binnen onze bedrijfsgroep;
           
• Aanbieders van achtergrondcontroles en andere controle- en screeningsdiensten, waaronder maar niet beperkt tot kredietinformatiebureaus;
           
• Wettelijke of andere officiële instanties;
           
• Ons portaal voor vacatures en websites;
           
• Recruiters, waaronder arbeidsbemiddelingsbureaus en externe bronnen voor het plaatsen van vacatures;
           
• Relevante belasting- / overheidsinstanties;
           
• Kredietinformatiebureau;
           
• Vorige werkgevers;
           
• Referenties;
           
• Partners voor psychometrische tests;
           
• Openbare bronnen
       

           
• Wij gebruiken de persoonlijke informatie die wij over u verzamelen om:                
                     
  • Uw vaardigheden, kwalificaties en geschiktheid voor de functie te beoordelen;
                     
  • Achtergrond- en referentiecontroles uit te voeren, indien van toepassing;
                     
  • Met u te communiceren over het wervingsproces;
                     
  • Gegevens bij te houden met betrekking tot onze wervingsprocessen;
                     
  • Te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.
                     
  • Onze systemen en websites met betrekking tot het sollicitatieproces te beheren;
                     
  • Voor statistische en analytische doeleinden.
                 
             
           
• Wanneer u solliciteert naar een functie, verwerken wij uw gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen om ervoor te zorgen dat wij geschikte werknemers voor ons bedrijf werven en om te beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met u aangaan.
           
• Wij zullen gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen alleen gebruiken waar de wet ons dat toestaat - dit zal gewoonlijk het geval zijn wanneer de verwerking noodzakelijk is om onze verplichtingen in verband met uw dienstverband na te komen. Minder vaak kunnen we gegevens over strafrechtelijke veroordelingen gebruiken:                
                     
  • waar dit noodzakelijk is in verband met rechtsvorderingen;
                     
  • waar u de informatie reeds openbaar hebt gemaakt; of
                     
  • om uw vitale belangen (of die van iemand anders) te beschermen en u niet in staat bent uw toestemming te geven of van ons redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat wij uw toestemming verkrijgen.
                 
             
           
• Na ontvangst van uw sollicitatie en eventueel uw CV, zullen wij die informatie verwerken om te beslissen of u voldoet aan de basisvereisten om op de shortlist voor de functie te worden geplaatst. Als dat het geval is, beslissen wij of wij u uitnodigen voor een gesprek op basis van de inhoud van uw CV en de voor de functie vereiste vaardigheden en ervaring. Als wij besluiten u uit te nodigen voor een gesprek, zullen wij de informatie die u ons tijdens het gesprek verstrekt gebruiken om te beslissen of wij u de functie aanbieden. Als wij besluiten u de functie aan te bieden, zullen wij referenties natrekken en waar nodig een strafblad- en/of kredietcontrole uitvoeren en alle andere noodzakelijke arbeidscontroles die wettelijk vereist zijn in het rechtsgebied waar de functie zich bevindt voordat wij uw aanstelling bevestigen.
       

• Waar wij bijzondere categorieën gegevens verwerken, doen wij dit uitsluitend in overeenstemming met de wet en op de volgende manieren:
  • Verzoeken om redelijke aanpassingen moeten schriftelijk worden ingediend. Wij kunnen informatie over uw invaliditeitsstatus gebruiken om te overwegen of wij passende aanpassingen moeten doen tijdens het wervingsproces, bijvoorbeeld of er aanpassingen moeten worden gedaan tijdens een test of gesprek;
  • Wij zullen informatie over uw ras of nationale of etnische afkomst, religieuze, levensbeschouwelijke of morele overtuigingen, of uw seksuele leven of seksuele geaardheid gebruiken om te zorgen voor een zinvolle monitoring en rapportage van gelijke kansen.

           
• Wij kiezen onze dienstverleners zorgvuldig en eisen van hen dat zij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Als onderdeel van het wervingsproces kunnen wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan de volgende ontvangers:                
                     
  • Interne personen voor beoordelingsdoeleinden, waaronder maar niet beperkt tot HR-managers;
                     
  • Cloudgebaseerde dienstverleners zoals Workable, Workday, RealLinks en SmartRecruiters;
                     
  • Ziektekostenverzekeraar;
                     
  • Cloudgebaseerde e-mailpartner, momenteel Google;
                     
  • Juridische en regelgevende instanties, op verzoek, of ten behoeve van het melden van een feitelijke of vermoedelijke inbreuk op wet- of regelgeving;
                     
  • Elke relevante partij, wetshandhavingsinstantie, tribunaal of rechtbank, voor zover noodzakelijk voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van wettelijke rechten;
                     
  • Elke relevante partij voor de doeleinden van preventie, onderzoek, opsporing of vervolging van strafbare feiten of de uitvoering van strafrechtelijke sancties; en
                     
  • Elke relevante derde overnemende partij(en), in het geval dat wij ons bedrijf of onze activa geheel of gedeeltelijk verkopen of overdragen (ook in het geval van een reorganisatie, ontbinding of liquidatie).
                     
  • Andere externe gegevensverwerkers die gegevens namens ons kunnen verwerken om ons in staat te stellen onze gebruikelijke bedrijfspraktijken uit te voeren. Een dergelijke openbaarmaking vindt alleen plaats zodat wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken voor de doeleinden zoals uiteengezet in deze kennisgeving.
    • Wij zullen alleen informatie over strafrechtelijke veroordelingen verzamelen en bewaren als dit passend is gezien de aard van de functie en waar wij wettelijk bevoegd zijn om dit te doen.
    • Wij zullen gegevens over strafrechtelijke veroordelingen alleen gebruiken waar de wet ons dat toestaat - dit zal gewoonlijk het geval zijn wanneer de verwerking noodzakelijk is om onze verplichtingen in verband met uw dienstverband na te komen. Minder vaak kunnen we gegevens over strafrechtelijke veroordelingen gebruiken:
    • Waar het nodig is in verband met juridische claims;
    • Waar u de informatie reeds openbaar hebt gemaakt; of
    • Om uw vitale belangen (of die van iemand anders) te beschermen en u niet in staat bent uw toestemming te geven of van ons redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat wij uw toestemming verkrijgen.
                                      
                              
• Daarnaast kunnen wij de persoonsgegevens die u ons verstrekt, bekendmaken aan onze groepsmaatschappijen en gelieerde ondernemingen.
       

           
• Wij kunnen de persoonsgegevens die wij over u verzamelen doorgeven naar andere landen. In de meeste gevallen is door de Europese Commissie bevestigd dat deze landen een passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens bieden.
           
• Waar dit niet het geval is, zullen wij uw persoonsgegevens alleen verzenden naar landen waar andere passende maatregelen zijn getroffen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden behandeld op een manier die consistent is met en respect heeft voor de wetten van uw land op het gebied van gegevensbescherming, zoals door het gebruik van standaardcontractbepalingen of door uw uitdrukkelijke toestemming te vragen. Wanneer de wetgeving inzake gegevensbescherming een hogere beschermingsnorm voor persoonsgegevens vereist dan in deze kennisgeving wordt gepresenteerd, prevaleren de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.                

  U kunt meer informatie opvragen door contact met ons op te nemen zoals gespecificeerd in sectie 1.5.

             
       

           
• Wij zullen uw persoonlijke informatie bewaren:                
                     
  • Om aan te tonen dat wij u niet op verboden gronden hebben gediscrimineerd en dat wij de wervingsprocedure op een eerlijke en transparante wijze hebben uitgevoerd, gedurende een periode die afhankelijk is van uw locatie.
                     
  • Zodat wij u op de hoogte kunnen stellen van toekomstige banen, gedurende een periode die afhankelijk is van uw locatie na het einde van het sollicitatieproces, tenzij u anders verzoekt, in welk geval wij uw gegevens alleen zullen bewaren in overeenstemming met sectie 10.1(a) van deze kennisgeving.
                     
  • Voor langere perioden, in het geval dat u ons verzoekt uw gegevens te bewaren voor talent pooling doeleinden. Wij bewaren ze dan zo lang als nodig is, met dien verstande dat uw gegevens op verzoek altijd verwijderd kunnen worden.
                 
             
           
• Indien uw sollicitatie succesvol is, zullen de gegevens die tijdens het sollicitatieproces zijn verzameld door ons worden bewaard als onderdeel van uw personeelsdossier voor de duur van uw dienstverband en daarna zolang de relevante verjaringstermijn loopt of zoals vereist door de wet in het land waar u werkzaam bent.
           
• Wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer hoeven te verwerken voor de in deze kennisgeving uiteengezette doeleinden, zullen wij uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen of anonimiseren.
       

           
• Geautomatiseerde besluitvorming vindt plaats wanneer een elektronisch systeem persoonsgegevens gebruikt om een beslissing te nemen zonder menselijke tussenkomst. Wij voeren gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) uit telkens wanneer wij een vorm van automatisering of profileringstools gebruiken, om ervoor te zorgen dat er stappen zijn om fouten, vooringenomenheid en discriminatie te voorkomen.
           
• U kunt alle geautomatiseerde beslissingen aanvechten en menselijke tussenkomst aanvragen om een toelichting op de beslissing te krijgen.
           
• Wij kunnen automatisering en profileringstools gebruiken, zoals systemen voor het volgen van sollicitanten, of waar dit nodig is om een contract met u uit te voeren en er passende maatregelen zijn getroffen om uw rechten te waarborgen.
           
• Waar dit wettelijk vereist is of bij de verwerking van bijzonder gevoelige persoonsgegevens, zullen wij uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming verkrijgen en ervoor zorgen dat er passende maatregelen zijn getroffen om uw rechten te waarborgen voordat wij automatisering en profileringstools gebruiken.
           
• Af en toe is de verwerking van uw persoonsgegevens met behulp van automatisering of profileringstools gerechtvaardigd in het algemeen belang, en in die omstandigheden moeten wij ook passende maatregelen treffen om uw rechten te waarborgen.
           
• U wordt niet onderworpen aan beslissingen over u met geautomatiseerde middelen, tenzij wij u expliciet anders vertellen.
       

U kunt rechten hebben in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens. Raadpleeg de Functionaris voor Gegevensbescherming over de rechten die specifiek voor u gelden.

U kunt het recht hebben om:

• Toegang tot uw persoonsgegevens te vragen (inzagerecht). Dit stelt u in staat om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren en om te controleren of wij deze rechtmatig verwerken;
• Correctie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren (recht op rectificatie). Dit stelt u in staat om onvolledige of onjuiste gegevens die wij over u bewaren te laten corrigeren;
• Verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (recht op gegevenswissing). Dit stelt u in staat om ons te vragen persoonsgegevens te verwijderen of te wissen wanneer er geen verdere legitieme reden is om ze nog langer te verwerken;
• Ons te vragen de verwerking van persoonsgegevens te staken wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, wanneer wij geen dwingende redenen hebben om uw rechten terzijde te schuiven, en er iets is aan uw specifieke situatie waardoor u bezwaar wilt maken tegen verwerking op deze grond (recht van bezwaar);
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen. Dit stelt u in staat om ons te vragen de verwerking van persoonsgegevens over u op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan of de reden voor de verwerking vaststellen;
• Overdracht van persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt aan een andere partij te vragen (recht op overdraagbaarheid);
• Als u niet tevreden bent over de door ons genomen maatregelen, kunt u een klacht indienen over de verwerking van uw gegevens bij uw lokale toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Richt klachten eerst aan de Groep Data Protection Officer voor onderzoek en actie via [email protected].